Prozess-Coaching: Digitalisierung und Künstliche Intelligenz in der Sachbearbeitung

Arbeit mit Digitalisierung und künstlicher Intelligenz: Von der generellen Diskussion zur praktischen Umsetzung mit dem Prozess-Coaching für Digitale Transformation in der Sachbearbeitung.

Vier Fakten zum Stand der Digitalisierung in KMU:

  • Viele kleine und mittelständische Unternehmen setzen sich zwar mit den Themen Digitalisierung und Künstliche Intelligenz auseinander. Doch nur Wenige machen den Schritt zur konkreten Umsetzung in der Arbeitspraxis.
  • Die vordinglichen Erwartungen von Unternehmen an den Einsatz von Digitalisierung und Künstlicher Intelligenz richten sich auf die Automatisierung, die  Effizienz, die Beschleunigung (rund 70%), sowie der Verschlankung (gut 40%) von Prozessen.
  • Erfolgreiche Umsetzungsbeispiele weisen immer eine präzise Beschreibung des jeweiligen Anwendungsfalls und die Einbindung der sachkundigen Mitarbeitenden auf. Im Mittelpunkt steht die Orientierung am Arbeitsziel im konkreten Arbeitsprozess.
  • Die in konkrete Arbeitsprozessen beschäftigten Mitarbeitenden sind zentrale Wissensträger:innen und somit der Schlüssel zur realistischen Bestandsaufnahme gelebter Arbeitspraxis und der Akzeptanz von Maßnahmen zur digitalen Transformation.

Unser Angebot:

In unserem »Prozess-Coaching: Digitalisierung und Künstliche Intelligenz in der Sachbearbeitung« können sechs bis acht mittelständische Unternehmen mit unserer Unterstützung die Kraft ihrer eigenen Prozesse erschließen und ihre Transformationskompetenz ausbauen:

  • vier bis fünf gemeinsame Termine von September-Dezember 2021 á rund sechs Stunden
  • Erledigung von kleinen Hausaufgaben zur Vorbereitung auf die nächsten Schritte
  • Begleitung durch ein Telefon- bzw. Digital Coaching
  • kleine Gruppengröße für intensive Zusammenarbeit
  • Geheimhaltungsvereinbarung zur Absicherung nicht-generischer Prozessinformationen

Das Programm sieht folgenden Ablauf vor:

  1. Unverbindliche Informationstermine (Online) am: 22. & 25. Juni 2021
  2. Verbindliche Anmeldung
  3. Kurzer telefonischer Austausch zur Vorbereitung des ersten Treffens
  4. Erstes Treffen im September 2021:
    • Sammlung von interessierenden Prozessen der Teilnehmenden
    • gemeinsame Auswahl der gewünschten Prozesse zur Vertiefung
    • Einführung in die Prozessaufnahme mit der Business Process Management Notation (BPMN) sowie zentraler Elemente des dazugehörigen Wissensmanagements (Prozessteckbrief und Attribute)
  5. Arbeitseilige Modellierung der eigenen IST-Prozesse als Hausaufgabe sowie Bearbeitung von Prozessteckbrief und Attributen zur Integration in den geschützten Bereich einer am Fraunhofer IAO genutzte Plattform
  6. Zweites und drittes Treffen: Gemeinsame Betrachtung der modellierten Prozesse und Elemente des Wissensmanagements. Austausch und Reflektion zu Stärken und Schwächen
  7. Ggf. arbeitsteilige Präzisierung der IST-Prozesse und Integration in den geschützten Bereich einer am Fraunhofer IAO genutzten Plattform
  8. Viertes Treffen:  Gemeinsame exemplarische Entwicklung eines SOLL-Prozesses, Impulse für Digitalisierungslösungen (und KI) und Integration in den geschützten Bereich einer am Fraunhofer IAO genutzte Plattform
  9. Fünftes Treffen im Dezember:
    • Manöverkritik, Erfahrungsaustausch
    • ggf. nächste Schritte zur Weiterentwicklung z.B. Aufbau einer Community of Practice mit Prozess-Bibliothek und Austauschformaten 

Ihr Gewinn:

  • Erdung der generischen Diskussion durch Arbeit an konkreten Fällen
  • Einfluss auf die konkrete inhaltliche Schwerpunktsetzung
  • BPMN und ein niedrigschwelliges Tool für Prozessmodellierung- und -management kennenlernen
  • Austausch und Reflektion in einer kleinen Gruppe von Unternehmen mit ähnlichen Herausforderungen
  • Ggf. eine exklusive Fallstudiensammlung
  • Perspektiven

Ihre Investition:

  • 4-5 ca. 6 stündige Termine online oder vor Ort am Fraunhofer IAO in Stuttgart
  • Zeitinvest für die Hausaufgaben
  • Verbindliche Anmeldung und Teilnahme
  • Offenheit und Bereitschaft eigene Prozesse, Fragen und Erfahrungen zu teilen

Voraussetzungen:

  • Interesse an Arbeitsprozessen der Sachbearbeitung und/oder indirekter Bereiche
  • KMU mit 50 bis 1.000 Mitarbeitenden mit Sitz oder Niederlassung in Baden-Württemberg